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Non è una semplice segreteria telefonica, ma un sistema di automazione agentica attivo 24/7. Mentre una segreteria classica si limita a smistare chiamate, la Virtual Reception di Run2AI gestisce interamente i flussi transazionali: prenota, modifica o cancella appuntamenti, fornisce dettagli sui servizi e risponde alle FAQ. Utilizzando un'intelligenza artificiale specializzata nel settore sanitario con un tasso di comprensione del 97%, libera il personale di front-office da compiti ripetitivi, permettendo loro di concentrarsi sull'accoglienza fisica dei pazienti in struttura.

Sì, il sistema estende la disponibilità operativa da una media standard di 65 ore/settimana a 168 ore/settimana (copertura 24/7), inclusi notturni e festivi. La sua architettura cloud scalabile risolve il problema delle "code telefoniche": può gestire un numero illimitato di chiamate simultanee, eliminando il segnale di occupato e le attese. Questo è fondamentale per gestire i picchi (es. il lunedì mattina) senza dover dimensionare lo staff umano sui volumi massimi di traffico.

Assolutamente sì, la piattaforma è agnostica e progettata per integrarsi con l'ecosistema esistente.

• Gestionali: Si connette via API a sistemi come Doctolib, Gipo, MioDottore, Vettore Medical, Nolex e calendari standard come Google Calendar, leggendo le disponibilità e scrivendo direttamente gli appuntamenti.
• Telefonia: Si interfaccia nativamente con centralini VoIP (es. Yeastar) e sistemi basati su Asterisk, agendo come un interno intelligente che risponde e smista le chiamate.

La personalizzazione è totale e gestibile autonomamente. Attraverso la dashboard di controllo, non solo puoi modificare la voce, il tono e i messaggi di benvenuto, ma puoi aggiornare in tempo reale la Knowledge Base dell'AI. Questo significa che se cambiano le procedure per un esame o gli orari di un medico, l'assistente apprende le nuove istruzioni istantaneamente. Inoltre, il sistema supporta l'aggiornamento "self-service" delle regole di reindirizzamento delle chiamate.

Run2AI è una piattaforma omnicanale. Oltre al VoiceBot per le telefonate, offre moduli integrati per il Web (Chatbot) e per WhatsApp. Questo permette ai pazienti di scegliere il canale preferito: possono iniziare una conversazione sul sito web e ricevere conferme o promemoria via WhatsApp, mantenendo un'esperienza coerente. L'approccio multicanale riduce ulteriormente il volume di chiamate in ingresso, spostando le richieste semplici su chat automatizzate a basso costo.

Il sistema opera con una logica di sicurezza "Human-in-the-Loop". L'AI è addestrata a riconoscere intenti critici o situazioni di emergenza, trasferendo immediatamente la chiamata a un operatore umano o al 118 se necessario. Per i casi amministrativi complessi che l'AI non sa risolvere, viene generata una scheda di "Call Me Back": l'operatore riceve una notifica con la trascrizione della richiesta e può richiamare il paziente preparato, garantendo che nessuna richiesta venga persa nel vuoto.

La sicurezza va oltre la semplice compliance GDPR e EU AI Act. Utilizziamo misure di livello sanitario (healthcare-grade) che includono:

• Crittografia "at rest" di tutti i dati archiviati.
• Autenticazione tramite protocollo OAuth 2.0, standard di riferimento per la protezione degli accessi.
• Segregazione dei tenant, che assicura che i dati della tua struttura siano isolati da quelli di altri clienti. Inoltre, l'assistente richiede il consenso esplicito alla privacy prima di processare qualsiasi dato sensibile.

L'efficienza di Run2AI si basa sulla riduzione del cost-to-serve. Mentre un'interazione umana ha un costo medio di 12-20€/ora, l'AI gestisce le stesse attività transazionali (prenotazioni, info) a un costo marginale di circa 2-6€. Questo non sostituisce il personale, ma ne valorizza il tempo: invece di rispondere a domande ripetitive sugli orari, il tuo team può dedicarsi ad attività cliniche o amministrative complesse, ottimizzando il budget della struttura.